董事會負責指導公司策略,董事忠實執行業務及盡善良管理人注意義務,以審慎之態度行使職權,對於公司業務之執行與各項治理制度之作業與安排,除依法律或章程規定應由股東會決議之事項外,均應依董事會決議為之。
益航章程載明董事選舉採候選人提名制度,秉持成員多元化、用人唯才等原則,透過定期改選方式,選出符合公司營運需求的傑出人士擔任,董事除具備產業的專業能力外,更具有豐富的實務經歷,嫻熟產業的發展脈動,目前設置7席董事,包含3席獨立董事,至少每季召開1次會議,2024年共召開15次會議,董事亦秉持高度自律的精神做到利益迴避,對董事會所列議案,與其自身有利害關係者,自我要求應於當次董事會說明其利害關係之重要內容,如有害於公司利益之虞時,不得加入討論及表決,且討論及表決時應予迴避,並不得代理其他董事行使其表決權;其次益航制訂董事會議事規範及獨立董事之職責範疇規則,同時為有效做好風險管理,提高專業人才出任董事的意願,益航為董事投保責任保險,讓董事執行業務時能免除後顧之憂,同時降低並分散董事因錯誤或疏失行為而造成公司及股東重大損害之風險。董事會在擘劃經營方針的過程中,將海運事業需即時滿足客戶需求並提供卓越的成效以及百貨事業堅持服務至上,以務實創新精神為消費者營造獨具特色、舒適的購物環境列為二大核心理念,再由各部門同仁據此規劃各項工作目標,隨即展開相關業務執行,上下一心齊力達成目標。
其次,為加強董事會運作效率,益航增訂董事會績效評估辦法,評估範圍包括整體董事會、個別董事成員及功能性委員會,每年執行董事會與董事成員的績效評估:董事會整體評估項目涵蓋營運參與度、開會決策品質、董事會組成結構、選任與持續進修以及內部控制等5項;而董事成員評估項目亦有公司目標與任務的掌握度、職責認知、營運參與度、內部關係經營與溝通、專業與持續進修及內部控制等6項,並視董事會運作狀況與需要考量每三年委由外部專業獨立機構執行評估;董事會績效評估結果得作為未來遴選或提名董事時之參考依據;個別董事績效評估結果得作為訂定其個別薪資報酬之參考依據。2021年益航整體董事會、各別董事成員及功能性委員會自評結果皆為優等。
再者,益航於2021年3月設置公司治理主管,委由財務長出任,主要職責一方面協助獨立董事及一般董事執行職務、提供所需資料並安排董事進修,包含提供董事所需之公司資訊,維持董事和各業務主管溝通、交流順暢;安排獨立董事與內部稽核主管或簽證會計師之溝通會議;依照益航公司產業特性及董事學、經歷背景,協助獨立董事及一般董事及安排課程。二方面協助董事會及股東會議事程序及決議法遵事宜,包括向董事會、獨立董事、審計委員會報告公司治理運作狀況,確認股東會及董事會召開是否符合相關法律及公司治理守則規範;協助、提醒董事於執行業務或董事會作成決議時應遵守之法規;會後負責檢覈董事會重要決議之重大訊息發布事宜,確保重訊內容之適法性及正確性。另外負責擬訂董事會議程,並於七日前通知董事、提供會議資料,議題如需利益迴避予以事前提醒,並於會後二十日內完成董事會議事錄;依法辦理股東會日期事前登記、法定期限內製作開會通知、議事手冊、議事錄並於修訂章程或董事改選辦理變更登記事務。
展望未來,益航期許在海運及百貨事業版圖更上層樓,持續追求卓越品質,邁向永續經營!
標題:董事會重要決議事項